호스트 매뉴얼

호스트 계정은 관리자가 만들어 초대 메일을 보냅니다. 비밀번호를 대신 정해 주지 않고 초대 링크를 보냅니다.

1. 초대 메일의 링크를 엽니다. 링크는 72시간만 유효합니다.
2. 본인이 쓸 비밀번호를 정합니다. 10자 이상이면 되고 문자 조합 규칙은 없습니다.
3. 이후에는 /login에서 아이디와 비밀번호로 들어옵니다.

링크 기간이 지났거나 비밀번호를 잊으셨다면 /forgot에서 재설정 메일을 받거나 관리자에게 재발송을 요청해 주세요. 비밀번호를 5회 틀리면 30분간 잠깁니다.

한동안 쓰지 않으면 자동으로 로그아웃됩니다. 비밀번호는 /account/password에서 바꾸고, 바꾸면 다른 기기의 로그인은 모두 끊깁니다.

여러 역할을 함께 가지신 분은 오른쪽 위 홈으로를 눌러 /home에서 다른 화면(입구·관리자)으로 건너갑니다.

초대 링크 만들기(/host/invite)에서 사업장과 방문 유형, 유효기간, 1회용 여부를 고르고 링크 만들기를 누릅니다.

• 유효기간은 1일 · 3일 · 1주 · 30일 중에서 고를 수 있습니다.
• 1회용 링크는 한 사람이 신청을 제출하면 닫힙니다. 여러 명을 부르실 때는 여러 명 사용으로 만들어 주세요.
• 만든 링크는 목록의 링크 회수로 거둘 수 있고, 회수하면 그 링크로는 신청할 수 없습니다.
• 이전에 초대했던 분은 목록에서 바로 다시 초대합니다(링크 생성과 메일 발송이 한 번에 됩니다).

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내 호스트 코드는 /host 화면 위쪽에 있습니다. 새어 나갔다고 판단되면 관리자에게 재발급을 요청해 주세요.

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승인 요청이 오면 메일이 가고, /host의 처리할 건 목록에 나타납니다. 건을 열면 방문자가 낸 내용과 함께 처리 단추가 있습니다.

보완 요청한 건이 다시 올라오면 같은 방문 건이 새 회차로 승인대기가 됩니다(예약번호는 그대로). 방문 상세의 보완 후 재제출 상자에 무엇이 바뀌었는지 나오니 신청서를 처음부터 다시 읽지 않으셔도 됩니다.

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같은 건을 두 사람이 동시에 처리하면 먼저 누른 쪽만 반영되고, 나중에 누른 쪽에는 이미 처리되었다는 안내가 나옵니다.

방문 유형에 따라 호스트 승인 뒤에 2단계 승인이 붙을 수 있습니다. 이때는 내가 승인해도 상태가 승인대기로 남고, 다음 승인자가 처리해야 방문증이 나갑니다.

• 1단계는 호스트, 2단계는 지정된 승인자입니다. 내 차례가 아닌 건을 열면 그렇게 안내됩니다.
• 2단계 승인자를 건별로 지정하는 설정이면, 관리자가 사람을 지정할 때까지 그 건은 관리자만 처리합니다.

방문 유형에 승인 처리 기한이 설정되어 있으면, 기한의 절반이 지난 시점에 임박 알림이 한 번 갑니다.

기한을 넘기면 방문 유형 설정에 따라 둘 중 하나가 일어납니다.

• 만료 — 신청이 만료되고 방문자는 다시 신청해야 합니다.
• 대리 승인자에게 이관 — 내가 지정해 둔 대리 승인자에게 넘어갑니다. 지정해 둔 사람이 없으면 만료됩니다.

/host 맨 위 상자에서 부재 기간과 대리 승인자를 지정합니다.

• 부재 기간에 새로 접수되는 방문은 대리 승인자에게 승인을 요청합니다. 이미 접수된 건은 내 목록에 그대로 남습니다.
• 부재 중이라도 내가 직접 승인할 수 있습니다. 일찍 돌아왔다고 설정을 지울 필요는 없습니다.
• 부재 기간 없이 대리 승인자만 지정해 두면, 평소에는 아무 일도 없다가 승인 기한을 넘겼을 때 그 사람에게 넘어갑니다.
• 반대로 부재 기간만 지정하는 것은 저장되지 않습니다 — 넘겨받을 사람이 없으면 승인이 그대로 멈추기 때문입니다.

부재 기간은 최대 1년까지이고 이미 지난 기간은 넣을 수 없습니다. 그보다 긴 부재나 퇴직·전보라면 부재가 아니라 관리자를 통한 방문 인계가 맞습니다.

대리 승인으로 처리하는 건은 목록에 대리 승인 · ○○ 님 대신으로 표시되고, 방문자에게 안내되는 호스트는 원래 호스트 그대로입니다.

방문자가 일정 변경을 요청하면 알림이 오고, 방문 상세의 일정 변경 상자에서 승인하거나 반려합니다. 승인 화면에는 변경 전 일시가 취소선으로, 변경 후가 굵게 함께 표시됩니다.

호스트가 직접 옮길 수도 있습니다. 다만 직접 옮겨도 확인 없이 확정되지는 않습니다 — 방문 유형 설정에 따라 승인대기로 돌아가 다시 승인을 받습니다(자동 승인 유형만 예외).

요청은 방문 건당 하나씩 처리됩니다. 변경 마감(보통 방문 전날 18시)과 변경 가능 횟수는 사업장 설정을 따릅니다.