관리자 매뉴얼

한 사람이 여러 역할을 가질 수 있습니다. 이때 자동 로그아웃 시간은 가장 짧은 역할을 따릅니다. 보안요원을 겸하면 입구 기준(15분)입니다. 역할을 겸하신다면 오른쪽 위 홈으로를 눌러 /home에서 다른 화면으로 건너갑니다.

위 다섯은 고객사 안의 역할입니다. 이와 별도로 이 서비스를 제공하는 사이트 운영자가 있습니다. 어느 고객사에도 속하지 않고 고객사를 등록하며 요금제와 보존기간 상한을 정합니다. 겸직할 수 없어 위의 「여러 역할」 규칙이 적용되지 않습니다.

일부 화면은 고객사 관리자만 다룹니다. 사업장 관리자에게는 2가지로 나뉩니다.

• 메뉴에 아예 나오지 않는 것 — 계정, 신청 양식, 동의문, 개인정보 요청. 눌러 봐야 거절만 당하던 자리라 메뉴에서 뺐습니다.
• 메뉴는 열리지만 일부만 되는 것 — 보존·파기 화면의 보존기간 변경과 설정 화면의 고객사 기본정보. 화면은 보이되 그 부분만 잠깁니다.

/admin은 당일 현황입니다. 예정·입실·미퇴실 건수와 처리가 밀린 것이 한눈에 보입니다.

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/admin/visits는 기간·상태·사업장으로 걸러 보는 목록입니다. 건을 열면 방문자가 제출한 내용, 승인 이력, 알림 발송 기록, 예외 요청, 현장 기록, 첨부, 서명 증적이 모두 한 화면에 있습니다.

• CSV 내보내기로 목록을 그대로 내려받습니다(엑셀에서 한글이 깨지지 않습니다). 건수가 많으면 내보내기 화면을 쓰세요.
• 방문 종료는 퇴실 · 자동 종료 · 관리자 종료 셋으로 구분됩니다. 자동 종료와 관리자 종료는 정상 퇴실로 집계하지 않습니다.
• 관리자가 방문을 취소하면 발급된 방문증이 즉시 무효가 됩니다. 취소·반려는 사유가 필수입니다.
• 승인 절차는 관리자가 어느 단계든 대신 처리할 수 있습니다.

입구에서 올라온 예외 요청은 /admin/exceptions에서 허용하거나 반려합니다(처리에도 사유 필요). 보안요원은 스스로 허용할 수 없습니다.

같은 화면의 통계 탭에서 기간별로 항목별 요청·허용·반려 건수를 볼 수 있습니다.

• 같은 사유를 묶어 몇 번 나왔는지 함께 보여 줍니다. 반복되는 예외는 대개 정책을 손볼 자리입니다.
• 요청이 0건인 항목도 목록에 남습니다 — 예외 불가로 지정한 항목이 실제로 요청을 받지 않는지 확인하는 용도입니다.
• 이력은 요청 사유와 처리 사유를 모두 담아 CSV로 받습니다.

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/admin/accounts에서 직원 계정을 만들고 관리합니다(고객사 관리자 전용).

1. 엑셀 양식 다운로드를 눌러 공식 .xlsx 파일을 받습니다.
2. 호스트 등록 시트의 예시 행을 지운 뒤 명부를 작성합니다. 작성 안내 시트의 규칙과 열 순서를 바꾸지 않습니다.
3. 작성한 파일을 올리고 미리보기에서 신규 등록 · 호스트 역할 추가 · 이미 등록 · 오류 건수와 행별 사유를 확인합니다.
4. 유효한 행만 등록됩니다.
5. 검토를 마친 계정에만 초대 다시 보내기를 눌러 개별로 초대합니다.

• 파일은 .xlsx 형식, 10MB 이하여야 하고 빈 행을 제외해 500명까지 씁니다.
• 오류 행은 등록에서 제외됩니다. 같은 파일의 아이디 중복, 서로 다른 아이디가 같은 이메일을 쓰는 경우도 오류입니다.
• 새 계정은 초대됨 상태로 만들어지고 호스트 코드가 발급되지만, 엑셀 일괄등록은 초대 메일을 보내지 않습니다. 초대 토큰도 만들지 않습니다.
• 기존 계정은 명부 값으로 덮어쓰지 않습니다. 호스트 역할이 없으면 역할과 코드만 추가합니다.
• 등록 후 예상 호스트 수가 요금제 한도를 넘으면 정책에 따라 경고하거나 등록을 차단합니다.

• 비밀번호를 대신 정해 주지 않습니다. 초대 메일의 링크(72시간)로 본인이 직접 정하고, 기간이 지나면 재발송합니다.
• 보안요원 계정은 담당 사업장을 반드시 지정해야 합니다.
• 호스트 계정에는 호스트 코드 8자리가 함께 발급됩니다. 코드가 새어 나갔으면 재발급하세요.
• 비밀번호를 5회 틀려 잠긴 계정은 여기서 풀어 줍니다.
• 비활성화한 계정은 되살릴 수 있습니다. 비활성 계정 카드의 되살리기를 누르면 초대됨 상태로 돌아가고 새 초대 메일이 나갑니다. 되살릴 수 있는 기한은 없습니다.

/admin/settings에서 사업장별로, 그리고 사업장 안의 방문 유형별로 정합니다.

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/admin/forms에서 방문자가 보는 신청서를 구성합니다.

1. 새 초안 만들기 — 지금 게시된 양식을 복사한 초안이 생깁니다. 게시본은 손대지 않습니다.
2. 초안에서 필드를 추가·수정·정렬하고 미리보기로 확인합니다.
3. 게시하기 — 이전 버전은 내려가고 새 신청부터 새 양식을 씁니다. 이미 접수된 건은 제출 당시 양식을 그대로 가리킵니다.

• 필드 키는 만들 때 한 번만 정하고 이후 바뀌지 않습니다. 라벨(화면에 보이는 이름)은 언제든 바꿉니다.
• 끌 수 없는 시스템 필드가 있습니다 — 이름 · 이메일 · 사업장 · 시작 · 종료 예정·호스트. 무엇이 무너지는지 화면이 함께 알려 줍니다.
• 조건부 필드(앞의 답에 따라 나타나는 칸)는 조건이 맞을 때만 필수가 됩니다.
• 없는 필드를 가리키거나 조건이 순환하면 게시가 막힙니다.
• 두 사람이 같은 양식을 편집하면 나중 사람의 게시가 멈추고 새로고침을 요구합니다.

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/admin/consents에서 필수 동의문·금지사항·서명 문구·동반자 고지를 관리합니다(고객사 관리자 전용).

• 게시된 동의문을 고치면 새 버전이 생기고 이전 버전은 내려갑니다. 이미 받은 동의와 서명은 그때의 버전을 그대로 가리킵니다.
• 아직 게시하지 않은 초안은 그 자리에서 고칩니다.
• 범위(사업장·방문 유형)를 지정하면 그 범위에서만 쓰이고, 겹치면 좁은 쪽이 이깁니다.
• 필수 동의문은 활성 3건까지입니다.
• 받은 동의·서명 보기로 그 문안에 동의·서명한 사람의 목록이 나옵니다. 예약번호 (상세)를 누르면 그 방문 건으로 넘어가고, 서명한 건은 서명 보기로 손글씨를 그 자리에서 펼칩니다. 열람한 사실도 감사기록에 남습니다.
• 문안 카드 안의 이전 버전 보기는 그 문안이 지나온 판만 모읍니다(없으면 없다고 적습니다). 줄 전체가 내려간 문안은 종류 아래 내려간 문안 보기에 따로 남습니다.

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보안서약에 받은 손글씨 서명은 서명 대상 문구 묶음에 있습니다. 문안 카드의 받은 동의·서명 보기를 누르면 서명한 사람이 줄로 나오고, 줄마다 서명 보기로 그때 그은 손글씨를 그 자리에서 펼칩니다.

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/admin/templates에서 방문자·호스트에게 나가는 메일 문안을 고칩니다. 미리보기로 실제 값이 어떻게 들어가는지 확인하고, 언제든 기본 문안으로 되돌립니다.

• 문안은 평문으로 씁니다. HTML을 몰라도 되고, 넣은 글자가 태그로 해석되지 않습니다.
• 이름·일시 같은 값은 정해진 이름만 쓸 수 있습니다. 목록에 없는 이름은 저장이 거절됩니다 — 그냥 두면 메일에 빈칸으로 나가고 아무도 눈치채지 못합니다.
• 방문증·상태 조회 링크 버튼은 시스템이 붙입니다. 문안에서 주소를 직접 만들지 않습니다.
• 범위는 고객사 → 사업장 → 방문 유형 순으로 좁아지고 좁은 것이 이깁니다.
• 발송에 실패한 이력도 이 화면에서 확인하고 재발송합니다.

/admin/purge에서 방문 기록의 보존기간을 정하고, 파기 예정과 실행 기록을 확인합니다.

• 보존기간은 상한 이하로만 정합니다. 더 길게 두시려면 유료 연장이 필요하니 사이트 운영자와 상의해 주세요.
• 바꾼 보존기간은 이후 신청부터 적용됩니다. 이미 접수된 건은 접수 당시 기준으로 파기됩니다.
• 파기 예정 목록은 7 · 30 · 90일 기준으로 미리 보고 CSV로 받습니다.
• 파기는 매일 자동으로 이루어집니다. 방문 기록과 첨부, 재사용 정보, 제출되지 않은 임시 첨부, 만료된 동반자 연락처가 함께 정리되고 그 결과가 기록에 남습니다.

건수가 많은 자료는 /admin/exports에서 작업으로 요청합니다. 요청해 두면 뒤에서 만들어지고, 완료되면 메일로 알려 드립니다.

• 급한 소량은 방문 목록의 CSV 단추가 더 빠릅니다.
• 내려받기 링크는 24시간 뒤 만료되고 파일도 함께 지워집니다.
• 링크를 눌러도 로그인이 필요합니다. 개인정보가 담긴 파일이 링크 하나로 열리지 않게 한 것이니, 링크를 다른 사람에게 전달하지 않습니다.
• 한 사람이 동시에 진행할 수 있는 작업은 3건까지입니다.

방문자가 낸 열람·정정·삭제 요청을 /admin/privacy에서 처리합니다(고객사 관리자 전용).

• 본인 확인을 마친 요청만 목록에 뜹니다. 요청자가 메일의 확인 링크를 눌러야 접수됩니다 — 이메일 주소만 아는 사람이 남의 기록을 캐거나 지우는 통로가 되지 않게 한 절차입니다.
• 열람 회신은 최소 정보(예약번호·상태·일시·사업장·호스트·접수시각)만 담고, 첨부 원본이나 제출 내용 전체는 담지 않습니다.
• 삭제를 이행하면 방문 기록 · 첨부 · 재사용 정보를 실제로 지우고 무엇을 얼마나 지웠는지 증적으로 남깁니다.
• 완료·거절에는 처리 내용을 반드시 적어야 합니다.

/admin/settings 맨 위에서 고객사 이름 · 대표 연락처 · 도메인 · 기본 표준 시간대·기본 언어와 로고를 관리합니다.

• 로고는 PNG·JPG, 512KB까지입니다. 올리면 신청 화면·방문증·안내 메일 머리에 함께 나갑니다.
• 기본 시간대와 기본 언어는 새로 만드는 사업장의 기본값이고, 이미 있는 사업장의 시간대를 바꾸지 않습니다.